Требуется Офис-менеджер

В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

* законодательством Республики Казахстан;

* Уставом ТОО;

* приказами и распоряжениями руководства;

* внутренними регламентами компании;

* настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи

Основной задачей офис-менеджера является обеспечение бесперебойной административной деятельности компании, ведение документооборота и организация взаимодействия с клиентами, поставщиками и государственными органами.

3. Должностные обязанности

Офис-менеджер обязан:

3.1. Документооборот

* Осуществлять прием, регистрацию и хранение входящей и исходящей корреспонденции.

* Подготавливать письма, коммерческие предложения, запросы, уведомления и иные документы.

* Вести реестр договоров, дополнительных соглашений и приложений.

* Контролировать своевременное подписание и возврат документов от контрагентов.

* Формировать и поддерживать архив документов компании.

3.2. Работа с клиентами и поставщиками

* Принимать телефонные звонки и электронную корреспонденцию.

* Вести деловую переписку с клиентами и поставщиками.

* Запрашивать коммерческие предложения и прайс-листы.

* Контролировать получение счетов, договоров и закрывающих документов.

* Организовывать отправку и получение документов через курьерские службы и почту.

3.3. Организация работы офиса

* Обеспечивать офис канцелярскими товарами и расходными материалами.

* Контролировать исправность офисной техники.

* Организовывать прием посетителей.

* Поддерживать порядок в документации и рабочих помещениях.

* Вести учет корпоративных телефонов, SIM-карт и иных материальных ценностей офиса. - Также Офис-менеджер оказывает административную и организационную поддержку отдела продаж и обязан:

* Принимать и регистрировать входящие запросы клиентов.

* Формировать и вести реестр заявок клиентов.

* Подготавливать проекты коммерческих предложений по шаблонам Компании.

* Осуществлять сбор и систематизацию информации для подготовки ценовых предложений.

* Взаимодействовать с поставщиками по вопросам получения коммерческих предложений, сроков поставки и технической документации.

* Подготавливать проекты договоров, спецификаций, дополнительных соглашений и иных документов по поручению руководителя.

* Контролировать процесс согласования и подписания договоров.

* Вести электронную базу клиентов, поставщиков и заключенных договоров.

* Контролировать сроки исполнения заказов и информировать ответственных сотрудников о критических сроках.

* Подготавливать по возможности тендерную документацию и документы для участия в закупочных процедурах.

* Оказывать помощь менеджерам по продажам в сопровождении сделок.

* Формировать отчеты по статусу заявок, договоров и поставок.

* Работать в группе Sales Support Group и обеспечивать своевременное выполнение административных задач, связанных с продажами и поставками продукции Компании. Оказывать помощь первому руководителю, как например- это Вести график встреч руководителя.

* Бронировать гостиницы, билеты и транспорт для командировок сотрудников.

* Подготавливать материалы для презентаций и переговоров руководства.